Termes, conditions & politiques

Lisez attentivement les conditions générales énoncées ci-dessous. Les clauses contenues dans ce document constituent le contrat entre Melodus Retreat et le titulaire inscrit lors de la réservation.

Please read the terms and conditions below carefully. The terms and conditions contained in this document constitute the contract between Melodus Retreat and the cardholder registered at the time of booking.

Avis et consentement - Notice and consent

FR:

- Les présents termes et conditions constituent un contrat entre Melodus Retreat et le titulaire inscrit lors de la réservation. En confirmant votre réservation, vous reconnaissez avoir lu et accepté l’ensemble des conditions qui s’y rapportent.

- Melodus Retreat se réserve le droit de refuser l’accès ou d’annuler une réservation à toute personne ne respectant pas les présentes règles.

- Melodus Retreat se réserve également le droit d’expulser sans remboursement toute personne qui causerait des dommages, adopterait un comportement inapproprié ou représenterait un risque pour la propriété ou pour les autres usagers.

- Nous ne sommes pas responsables des maladies liées à la COVID-19. Nous appliquons des normes rigoureuses d’entretien, de nettoyage et de désinfection afin d’offrir un séjour sécuritaire.

- Des caméras de sécurité sont installées à certains endroits extérieurs pour assurer la sécurité du site. Aucune caméra ne filme l’intérieur du chalet, ni les zones intimes comme le spa ou les aires de détente privées.

- Melodus Retreat n’est pas responsable des vols ou pertes pouvant survenir durant votre séjour.

- Nous nous réservons le droit de modifier ces termes et conditions en tout temps, sans préavis. Veuillez consulter cette section régulièrement. Toute modification effectuée avant votre arrivée est considérée comme partie intégrante de votre contrat de location avec Melodus Retreat.

EN:

- These terms and conditions constitute a contract between Melodus Retreat and the cardholder listed at the time of booking. By confirming your booking, you acknowledge that you have read and accepted all the terms and conditions that apply to it.

- Melodus Retreat reserves the right to refuse access or cancel a reservation to anyone who does not comply with these rules.

- Melodus Retreat also reserves the right to evict without refund anyone who causes damage, engages in inappropriate behavior, or poses a risk to the property or other users.

- We are not responsible for illnesses related to COVID-19. We apply strict maintenance, cleaning, and disinfection standards to ensure a safe stay.

- Security cameras are installed in certain outdoor areas to ensure the safety of the site. No cameras film the interior of the chalet, nor private areas such as the spa or private relaxation areas.

- Melodus Retreat is not responsible for any theft or loss that may occur during your stay.

- We reserve the right to modify these terms and conditions at any time without notice. Please consult this section regularly. Any changes made prior to your arrival are considered part of your rental agreement with Melodus Retreat.

Tarifs, facturation et annulations - Rates, Billing and Cancellations

FR:

Tarif et facturation

Lors de la réservation de votre séjour, le montant total de la réservation sera prélevé, incluant la taxe (TPS/TVH) .

Annulation

Melodus Retreat n’est pas responsable des conditions climatiques, des urgences personnelles ou des changements d’horaires. Il est possible de modifier ou d’annuler une réservation jusqu’à 30 jours avant la première nuitée de votre séjour, en nous contactant.

Jusqu’à 30 jours avant votre séjour, un frais de 3,5% du montant payé au moment de l’annulation sera chargé, afin de couvrir la perte des frais de carte de crédit encourue par votre annulation.

Dans les 30 jours précédant votre première nuitée, aucun remboursement ne sera accordé.

Si vous annulez ou modifiez votre réservation, conservez votre confirmation.

EN:

Rates and Billing

When you book your stay, the full amount of the reservation will be charged, including tax (GST/HST).

Cancellation

Melodus Retreat is not responsible for weather conditions, personal emergencies, or schedule changes. You can change or cancel a reservation up to 30 days before the first night of your stay by contacting us. Up to 30 days before your stay, a fee of 3.5% of the amount paid at the time of cancellation will be charged to cover the loss of credit card fees incurred by your cancellation. No refunds will be issued within 30 days of your first night's stay. If you cancel or change your reservation, please keep your confirmation.

Arrivées et départs - Arrivals and departures

FR:

Arrivées

L’heure d’arrivée est de 17H, le jour de votre première nuitée. Vous recevrez un courriel avec les informations relatives à l’arrivée, incluant votre code d’accès unique, avant votre arrivée.

Départs

L’heure de départ maximale est fixée à 10H AM. Un frais additionnel de 30$ vous permettra un départ tardif jusqu’à 12PM, seulement si vous avez choisi cette option lors de votre réservation.

EN:

Check-in

Check-in time is 5 PM on the day of your first night's stay. You will receive an email with check-in information, including your unique access code, prior to your arrival.

Check-out

The latest check-out time is 10 AM. A late check-out of $30 will allow you to check out until 12 PM, only if you have selected this option when booking.

Respect des lieux et de la propriété - Respect for the premises and property

FR:

Spa

Le spa est un accessoire capricieux. Merci de nous aider à le maintenir sain et sécuritaire en suivant ces directives:

Prendre une douche rapide avant l'utilisation dans les cas suivants: sueur, crème solaire, crème/huile corporelle.
Toujours surveiller les enfants.
Ne jamais mettre la température au-delà de 104.
Fermer les jets après usage.
Toujours refermer le couvert, fixer les attaches et ne jamais marcher sur le couvert.
Ne pas entrer les pieds sales (sable, terre, etc.).
N'utiliser que les serviettes rayées.
Utiliser les coupes sans pieds en plastique pour vos breuvages et n'apporter aucune nourriture.
Il est interdit de fumer dans et autour du spa.
Éviter d'en faire plus de 1 heure et si vous êtes enceinte ou souffrez de problèmes cardiaques ou de tension artérielle.
Ne rien ajouter dans le spa et ne jamais uriner dans le spa.
Avertir la direction dès qu'un problème survient

Après chaque utilisation, mettre 1 TBSP de chaque produits mis à votre disposition, utiliser la cuillère est à côté de la porte patio. Replacer au même endroit après.

Des tests d’eau sont effectués régulièrement et un employé pourrait passer, de jour, par l’extérieur pour des tests ou entretien de spa, afin d’assurer votre sécurité.

Si ces règles ne sont pas respectées et que la qualité de l’eau est détériorée au point de devoir faire une vidange complète du spa, des frais de 250$ vous seront chargés.

Foyer extérieur

Le bois est fourni, mais il est possible qu’il n’y en ait pas lors de votre séjour. Libre à vous d’en acheter dans un commerce avoisinant. Merci de penser aux autres et de ne pas exagérer sur la quantité de bois utilisée.
Un briquet est disponible dans un tiroir de la cuisine. Merci de le replacer au même endroit après.

Occupation maximale

L’aménagement est pensé pour 10 personnes (vaisselle, places assises, etc.). S’il est prouvé que plus de 10 personnes ont séjourné dans le chalet, un frais de 100$ / nuit pourrait être chargé pour avoir contrevenu à cette règle.

Cigarettes et produits dérivés

Le chalet est strictement sans fumée et la moindre trace de non-respect de ce règlement entraînera automatiquement une surcharge de 250$, en plus des frais additionnels de nettoyage et réparation des dommages engendrés par la fumée. Cette directive s’applique à tous produits connexes : cigarette, vapoteuse, marijuana, etc.

Il est également interdit de disposer des mégots de cigarette sur le site ailleurs que dans les cendriers prévus à cet effet.

Animaux

Seul les chiens sont permis (maximum de deux) aucun autre animal n’est toléré au sein du chalet. Advenant le non-respect de cette consigne, un frais de 250$ sera imposé aux locataires contrevenants en plus des frais additionnels de ménage et de remplacement des items endommagés.

Dommages et vols des biens de Melodus Retreat

Vous êtes responsable de tout dommage (résultant d’un acte délibéré, négligent ou imprudent) causé au chalet, à ses installations extérieures ou à la propriété de Melodus Retreat, que ce soit par vous-même ou par toute personne de votre groupe, qu’elle séjourne ou non sur place durant votre réservation.

Melodus Retreat se réserve le droit de conserver les informations de votre carte de crédit fournies lors de la réservation, et de prélever, à sa seule discrétion, les montants jugés nécessaires pour couvrir les coûts ou les dépenses résultant de ces dommages.

Si des dommages sont découverts après votre départ, Melodus Retreat se réserve le droit de facturer au titulaire de la réservation tous les frais associés, y compris – sans s’y limiter – les objets manquants ou endommagés, les frais de nettoyage supplémentaires, les frais associés au non-respect des règles (ex. tabagisme), ou encore les compensations dues à des clients suivants.

Tout dommage aux chambres, installations, ameublements ou équipements (incluant le retrait d’équipements électroniques, serviettes, œuvres d’art, etc.) sera facturé au double de la valeur de remplacement neuve, en plus des frais de manutention et d’expédition applicables.

Que le dommage soit accidentel ou intentionnel, le client inscrit est tenu responsable. Les montants nécessaires à la réparation ou au remplacement seront portés à la carte de crédit du client. Dans les cas extrêmes, des recours légaux pourront être envisagés.

Dommages spécifiques aux matelas et à la literie

Les dommages aux matelas et à la literie y compris; les serviettes, surmatelas, draps, couvre-lits, couvertures résultant de l'utilisation d'huiles corporelles, de maquillage, de cirage, etc. entraîneront des frais pour le nettoyage spécial, la réparation ou le remplacement de l'article endommagé.

Environnement extérieur

Le chalet est situé en bordure du littoral, dans un écosystème côtier précieux et vulnérable. Pour préserver ce milieu naturel exceptionnel, certaines règles doivent impérativement être respectées :

Il est strictement interdit de sortir des sentiers aménagés.
Il est interdit de ramasser, déplacer ou brûler le bois de grève. Ce bois joue un rôle essentiel dans la stabilisation des berges et la protection contre l’érosion.
Il est formellement défendu de faire des feux sur la plage.
Il est interdit de laisser la moindre trace de votre passage sur la plage (déchets, contenants, mégots de cigarette, etc.).

Tout manquement à ces règles entraînera une surcharge automatique de 100 $, en plus des frais de nettoyage ou de restauration, le cas échéant.

EN:

Spa

The spa is a capricious accessory. Please help us keep it safe and healthy by following these guidelines:

Take a quick shower before use in the following cases: sweat, sunscreen, body lotion/oil. Always supervise children.
Never set the temperature above 104°C (220°F).
Turn off the jets after use.
Always close the cover, secure the fasteners, and never walk on the cover.
Do not enter with dirty feet (sand, dirt, etc.).
Use only striped towels.
Use stemless plastic cups for drinks and do not bring any food.
Smoking is prohibited in and around the spa.
Avoid using the spa for more than 1 hour and if you are pregnant or have heart or blood pressure problems.
Do not add anything to the spa and never urinate in the spa.
Notify management as soon as a problem arises.

After each use, place 1 TBSP of each product provided. Use the spoon next to the patio door. Replace in the same location afterward. Water tests are performed regularly, and an employee may visit outside during the day to perform spa tests or maintenance to ensure your safety. If these rules are not followed and the water quality deteriorates to the point where the spa must be completely drained, you will be charged a $250 fee.

Outdoor Fire Pit

Wood is provided, but it is possible that there may not be any during your stay. You are free to purchase some from a nearby store. Please consider others and do not use too much wood.
A lighter is available in a kitchen drawer. Please return it to the same location afterward.

Maximum occupancy

The layout is designed for 10 people (dishes, seating, etc.). If it is proven that more than 10 people have stayed in the chalet, a $100/night fee may be charged for violating this rule.

Cigarettes and Related Products

The chalet is strictly smoke-free, and any sign of non-compliance with this rule will automatically result in a $250 surcharge, plus additional costs for cleaning and repairing any smoke-related damage. This directive applies to all related products: cigarettes, e-cigarettes, marijuana, etc.

It is also prohibited to dispose of cigarette butts on site anywhere other than in the designated ashtrays.

Pets

Only dogs are allowed (maximum two); no other pets are permitted in the chalet. Failure to comply with this rule will result in a $250 fee being charged to tenants in violation, in addition to additional cleaning fees and replacement of damaged items.

Damages and Theft of Melodus Retreat Property

You are responsible for any damage (whether caused by a deliberate, negligent, or careless act) to the chalet, its outdoor facilities, or any Melodus Retreat property, whether caused by you or by any person in your group, regardless of whether they are staying at the property during your reservation.

Melodus Retreat reserves the right to retain the credit card information provided at the time of booking and to charge, at its sole discretion, any amount deemed necessary to cover the costs or expenses incurred as a result of such damages.

If damages are discovered after your departure, Melodus Retreat reserves the right to charge the reservation holder for all related costs, including—but not limited to—missing or damaged items, extra cleaning fees, rule violations (e.g. smoking), or compensation for future guests affected.

Any damage to rooms, facilities, furnishings, or equipment (including the removal of electronics, towels, artwork, etc.) will be charged at twice the full replacement value, in addition to applicable shipping and handling fees.

Whether the damage is accidental or intentional, the registered guest is held responsible. All fees required for repair and/or replacement will be charged to the registered guest’s credit card. In extreme cases, legal action may be pursued

Specific Damage to Mattress and Bedding

Damage to mattresses and bedding, including towels, mattress toppers, sheets, bedspreads, blankets, resulting from the use of body oils, makeup, shoe polish, etc., will result in a charge for special cleaning, repair, or replacement of the damaged item.

Outdoor Environment

The chalet is located along the coastline, in a precious and vulnerable coastal ecosystem. To preserve this exceptional natural environment, certain rules must be strictly observed: It is strictly forbidden to leave the designated trails. It is forbidden to collect, move, or burn driftwood. This wood plays an essential role in stabilizing the banks and protecting against erosion. It is strictly forbidden to light fires on the beach. It is forbidden to leave any trace of your visit on the beach (garbage, containers, cigarette butts, etc.). Any failure to comply with these rules will result in an automatic $100 surcharge, in addition to any cleaning or restoration fees, if applicable.

Séjour - Stay

FR:

Objets perdus

Melodus Retreat n'assume aucune responsabilité pour les objets de valeur ou les biens perdus, égarés, volés ou endommagés. Si vous découvrez que vous avez laissé quelque chose de valeur pour vous, veuillez nous contacter dès que possible et nous essaierons de vous aider à localiser votre objet perdu. Nous ne sommes pas en mesure de garantir le retour des effets personnels laissés sur place. Si un item doit être retourné par la poste, les frais seront chargés à la personne nécessitant ce service + 10$ de frais de service.

Si un objet n’est pas réclamé dans les 14 jours, il sera envoyé dans un organisme d’entraide ou jeté s’il ne peut servir à quelqu’un d’autre.

Café

Une cafetière à filtre ainsi que du café moulu sont fournis pour toute la durée de votre séjour.

Ménage et services

Le ménage complet d’après séjour est inclus dans votre tarif, mais le locataire a tout de même quelques responsabilités:

Laver la vaisselle, la ranger et s’assurer que le lave-vaisselle n’est pas en fonction et est vidé lors du départ.
Vider les poubelles et laisser les sacs dans les bacs prévus à cet effet au bout du chemin.
Ne rien laisser au réfrigérateur.
Retirez la literie de chacun des lits utilisés et placer les draps sur le lit en question *Ne pas retirer le protège-matelas.
Rassembler les serviettes utilisées et démarrer un lavage.
Verrouiller tous les portes & fenêtres
Remettre la clé dans le boîtier (lockbox), refermez et mélanger la combinaison.

*Ne pas respecter ces consignes de nettoyage engendrera un frais de 50$.

Melodus Retreat n’est pas un hôtel, mais bien un chalet locatif qui fonctionne avec un horaire d’entretien basé sur les réservations. Il n’y a donc pas de service aux chambres. Si vous louez une loge pour quelques jours, l’entretien de votre unité est de votre responsabilité (vaisselle, lit, etc.). Vous aurez 10 serviettes de douche et 6 serviettes de spa lors de votre arrivée.

Pour les séjours de 10 nuitées ou plus, il sera possible de faire le changement de literie, sur demande.

Dans cette situation, il est du devoir du locataire d’exprimer cette demande au moins 1 journée avant la réalisation de ladite demande. La personne qui reçoit les demandes du côté de l’administration pourra donc assurer le suivi avec le personnel d’entretien. Une demande le jour même pourrait ne pas être réalisable si la demande ne cadre pas avec l’horaire du personnel d’entretien ce jour-là.

Location hivernale

Lors des jours de neige, il se peut que le stationnement et les marches ne soient pas totalement dégagés lors de votre arrivée ou de votre départ. De plus, notre chemins d’accès peut être glissant selon les conditions. Bien qu’il soit dégagé et sablé, vous pourriez avoir de la misère à entrer ou sortir. Il est recommandé d’avoir de bons pneus d’hiver et une traction intégrale. Misez de prudence et appelez le numéro d’urgence au besoin.

Cuisson de homard et de crabe

En raison des fortes odeurs persistantes et comme plusieurs établissements locatifs le font, nous vous demandons de vous abstenir de faire la cuisson de crabe et homard à l’intérieur du chalet. Il est très difficile de se débarrasser de cette odeur en quelques heures seulement et cela peut grandement affecter les prochains locataires du chalet. Un frais de ménage supplémentaire de 150 $ pourrait vous être chargé advenant que vous contreveniez à cette règle.

Pour votre confort, un brûleur est mis à votre disposition à l’extérieur et un grand chaudron est également disponible dans la cuisine (rangé sous la cafetière). ***Il est primordial de doubler le sac de poubelle pour toute coquille de fruits de mer avant de le jeter dans la poubelle (des sacs supplémentaires sont disponibles sous l’évier de la cuisine).

EN:

Lost & Found

Melodus Retreat assumes no responsibility for valuables or belongings that are lost, misplaced, stolen, or damaged. If you realize you have forgotten something of value, please contact us as soon as possible and we will do our best to help you locate your lost item. However, we cannot guarantee the return of any items left behind.
If an item needs to be returned by mail, the shipping costs will be charged to the guest requesting the return, plus a $10 service fee.
Items not claimed within 14 days will be donated to a local charity or discarded if they cannot be reused.

Coffee

A drip coffee maker and ground coffee are provided for the duration of your stay.

Cleaning & Housekeeping

Final cleaning after your stay is included in your rate, but guests are still expected to follow these responsibilities:

Wash and put away all dishes; ensure the dishwasher is empty and not running at departure
Empty all garbage cans and place bags in the bins at the end of the driveway
Do not leave any food in the refrigerator
Remove sheets from each bed used and leave them on the respective bed (do not remove mattress protectors)
Gather used towels and start one load of laundry
Lock all doors and windows
Return the key to the lockbox, close it, and scramble the code

Failure to follow these instructions will result in a $50 cleaning fee.

Melodus Retreat is not a hotel—it is a vacation rental with a cleaning schedule based on bookings. There is no daily housekeeping service. If you rent the chalet for several days, you are responsible for its maintenance during your stay (e.g., dishes, beds). You will be provided with 10 bath towels and 6 spa towels upon arrival.

For stays of 10 nights or more, linen changes can be arranged upon request.
To do so, guests must request the change at least one day in advance. This allows our administrative team to coordinate with our cleaning staff. Same-day requests may not be accommodated if they do not align with the staff’s schedule.

Winter Rentals

During snowfall, the driveway and steps may not be fully cleared at the time of your arrival or departure. Our access road can be slippery depending on the conditions. While it is plowed and sanded, you may still have difficulty getting in or out. We highly recommend winter tires and all-wheel drive. Use caution and call the emergency number if needed.

Cooking Lobster and Crab

Due to the strong and persistent odors, and as is the case with many vacation rentals, we kindly ask that you do not cook lobster or crab inside the chalet. The smell is very difficult to eliminate in just a few hours and can significantly impact the comfort of future guests.
An additional $150 cleaning fee may be charged if this rule is not followed.

For your convenience, an outdoor burner is available, as well as a large pot stored in the kitchen (under the coffee machine).
It is essential to double-bag any seafood shells before placing them in the garbage. Extra bags are available under the kitchen sink.